Ontwikkelingen ProActive

De komende periode worden enkele belangrijke wijzigingen in ProActive doorgevoerd. Onlangs hebben wij de URL’s van de website ProActive Factuurverwerking vervangen door nieuwe URL’s zodat de naamgeving aansluit bij Helder Onderwijs. De nieuwe URL’s zijn:

• mijn.proactive.nl/ho-ae (voorheen mijn.proactive.nl/osg-ae)
• mijn.proactive.nl/ho-af (voorheen mijn.proactive.nl/osg-af)
• mijn.proactive.nl/ho-efe (voorheen mijn.proactive.nl/metrium)

Wijziging e-mailadres

De huidige e-mailadressen, die gebruikt worden om de inkoopfacturen digitaal in de ProActive postbus te krijgen, eindigen veelal nog op @metrium.nl, @osg.nl of @osgmetrium.nl. Dit domein passen we aan naar @helder-onderwijs.nl. Dit betekent dat het volgende geregeld moet worden:

• Op de mailserver moet voor iedere ProActive klant een mailaccount eindigend op @helder-onderwijs.nl worden aangemaakt. Dit hebben wij inmiddels geregeld.
• In ProActive moet voor iedere ProActive klant het bijbehorende mailadres @helder-onderwijs.nl zijn aangemaakt en gekoppeld aan de juiste administratie. Ook dit hebben wij inmiddels geregeld.
• Leveranciers moeten geïnformeerd worden over deze wijziging. Dit verzorgen wij graag voor u via een mailing aan de leveranciers. Uiteraard mag u ook zelf uw leveranciers op de hoogte brengen van deze wijziging.
• De e-mailadressen die op scanners op uw school zijn ingesteld, dienen aangepast te worden naar @helder-onderwijs.nl. Bijvoorbeeld ca12345@osgmetrium.nl wordt ca12345@helder-onderwijs.nl. U hoeft dus alleen het gedeelte achter @ aan te (laten) passen.

Vanaf 1 mei 2016 nemen we e-mails die gestuurd zijn naar de oude e-mailadressen niet meer in behandeling. Wij verzoeken u deze wijziging dan ook zo snel mogelijk, en voor 1 mei 2016, door te voeren.

Kas+bankmodule

In april gaan we met 2 klanten de module Kas+bank van ProActive testen. De inrichting van deze module is inmiddels gestart. Eind maart worden een aantal medewerkers van Helder Onderwijs geschoold in het gebruik van deze module. Met de Kas+bankmodule krijgt u de mogelijkheid om de kas- en/of bankverantwoording via ProActive in te voeren en niet meer in een Excelbestand, welke vervolgens wordt ingelezen in de financiële administratie. Het invoerwerk verschuift dus van Excel naar ProActive, maar door de koppeling tussen ProActive en de financiële administratie (FA), is de verwerking in die FA, nadat de boekingen zijn goedgekeurd door de budgethouder, nog dezelfde dag te realiseren.

Wanneer de testwerkzaamheden succesvol zijn afgerond, wordt deze Kas+bankmodule bij meerdere klanten uitgerold. Uw contactpersoon of accountmanager neemt hierover contact met u op.

Contractbeheer

Naast bovengenoemde module bieden wij binnenkort ook de module Contractbeheer aan. Helder Onderwijs maakt zelf ook gebruik van deze module voor het beheer van contracten. De eerste ervaringen zijn positief. De werking van deze module is goed en het gebruik is eenvoudig. ProActive geeft een signaal wanneer een contract afloopt. Daardoor kan tijdig de nodige actie ondernomen worden. De contracten worden gekoppeld aan inkoopfacturen, welke ook automatisch goedgekeurd worden in de module Factuurverwerking op basis van het contract.

Deze module bieden we vanaf 1 augustus 2016 aan. Op de website van ProActive staat een korte video met de werking. Bent u geïnteresseerd in de module Contractbeheer of wenst u meer informatie, neem dan contact op met uw contactpersoon van Helder Onderwijs of stuur een e-mail naar proactive@helder-onderwijs.nl.